Dossier médical : lettre type, que faire en cas de refus

Cet article a été rédigé par B.Dov Botturi, consultant en matière médico-sociale.

Lettre type pour accéder au dossier médical.

Beaucoup de parents ont des difficultés à ce qu'un dossier médical leur soit communiqué. Vous devez envoyer cette lettre type au service visé, sous pli recommandé avec demande d'avis de réception. 

Qui saisir en cas de refus ?

Si vous subissez un refus ou un retard dans la communication de votre dossier médical, vous pouvez effectuer des recours qui dépendent de l'organisme de santé concerné.

Lorsque les informations sont détenues par un établissement tel qu'un hôpital, un établissement médicosocial, le recours dépend de la nature publique ou privée de l'établissement.

Les instances à saisir pour un refus émanant d’un établissement sanitaire ou médicosocial

·         La Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA)

·         La Commission régionale de conciliation et d’indemnisation ( RCI)

·         La Commission des relations avec les usagers et sur la qualité de la prise en charge (CRUQPC)

·         Le pôle Santé et sécurité des soins du Défenseur des droits

·         La Commission départementales des soins psychiatriques (CDSP)

·         Le Tribunal administratif en référé

·         La juridiction de proximité avec injonction de faire

Saisine de la CADA

S'il s'agit d'un établissement de santé public ou d'un établissement privé participant au service public hospitalier ou médicosocial (qui est le cas de l’ensemble des services et établissements médicosociaux) , il convient de saisir la CADA.

La CADA est une autorité administrative indépendante créée par la loi du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public, la CADA a pour mission de veiller au respect de la liberté d’accès aux documents administratifs et archives publiques. Ainsi, tout usager d’un établissement public ou privé exerçant une mission de service public comme les établissements médicosociaux peut saisir la CADA face à un refus de communication du dossier médical. Le délai de la saisine est de deux mois à compter du refus exprès de l’établissement.

Le silence gardé pendant plus d’un mois équivaut à un refus implicite, c’est à ce moment que commence à courir le délai de saisine de la CADA. 

Par la suite, la CADA dispose d’un délai d’un mois pour émettre un avis sur la demande de l’usager. Juridiquement, son avis ne s’impose pas, il est toutefois, dans les faits, le plus souvent, suivi par l’administration.

Attention ! Dans le domaine de l’accès aux documents administratifs, la saisine de la CADA est un préalable obligatoire à tout recours contentieux. 

Ainsi, face au renouvellement de refus exprès ou implicite de l’administration, suite à l’avis de la CADA, un nouveau délai de deux mois s’ouvre pour permettre au demandeur de saisir le tribunal administratif (du lieu de l’établissement de santé) d’un recours pour excès de pouvoir. Ce recours ne nécessite ni formalisme particulier ni assistance d’un avocat. Le tribunal administratif aura alors la possibilité d’astreindre l’établissement à communiquer le dossier médical concerné.

Pour plus d’informations : www.cada.fr

Pour s'informer ou accomplir la démarche dans le cas de refus explicite ou de silence gardé pendant plus d'un mois par l'administration sur la demande de communication :

·         Par téléphone : +33 (0)1 42 75 79 99 begin_of_the_skype_highlighting            +33 (0)1 42 75 79 99      end_of_the_skype_highlighting

·         Par courrier : 35 rue Saint-Dominique - 75700 Paris 07 SP

·         Par télécopie : +33 (0)1 42 75 80 70

Le demandeur doit joindre à sa lettre la copie de sa demande d'accès, le refus de l'établissement et les renseignements permettant d'identifier le dossier. 

Saisine de la commission interne de l'établissement

Si l'établissement ne participe pas au service public hospitalier, il convient de saisir la commission interne de l'établissement puis, en l'absence de solution, la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins au ministère en charge de la santé.

Le demandeur doit joindre à sa lettre la copie de sa demande d'accès, le refus de l'établissement et les renseignements permettant d'identifier le dossier.

La Commission Régionale de Conciliation et d'Indemnisation

Mises en place par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades, ces commissions, au-delà de leur rôle en matière d’indemnisation, ont pour mission de résoudre les litiges entre les usagers du système de santé et les professionnels ou établissements de santé. Dans ce cadre, elles sont susceptibles d’organiser des conciliations offrant une meilleure communication entre les acteurs concernés et ainsi faciliter l’accès au dossier médical du patient.

Pour saisir la CRCI compétente, en formation conciliation, il convient de s’adresser au pôle interrégional dont dépend le professionnel ou l’établissement de santé concerné.

Les coordonnées sont disponibles sur leur site Internet :www.oniam.fr/crci/presentation

Les Commissions des Relations avec les Usagers et sur la Qualité de la Prise en Charge (CRUQPC)

Ayant pour mission de veiller au respect des droits des usagers et à la qualité des soins prodigués au sein de l’établissement privé ou public de santé dans lequel elles sont constituées, ces commissions dont les membres sont des médiateurs (médecins et non médecins) et des représentants d’usagers peuvent jouer un rôle prépondérant dans la mise en œuvre du droit d’accès au dossier médical d’un patient de l’établissement.

Pour la saisir, il convient d’écrire un courrier en recommandé à l’attention du responsable de l’établissement.

Le pôle santé et sécurité des soins du Défenseur des droits

Créé en 2009, ce service est chargé de renforcer le dialogue entre les usagers du système de soins et les professionnels et établissements de santé, il analyse et traite toutes demandes d’information ou réclamations qui mettent en cause le non-respect des droits des malades, la qualité du système de santé, la sécurité des soins et l’accès aux soins. En matière de difficulté d’accès au dossier médical, il joue un rôle de médiation susceptible de débloquer la situation et ainsi de faciliter l’exercice de ce droit. Dans ce cadre, il peut intervenir concrètement auprès du professionnel ou de l’établissement concerné.

Pour plus d’informations : www.securitesoins.fr. 

Les commissions départementales des soins psychiatriques (CDSP)

Ces commissions sont chargées d’examiner la situation des personnes hospitalisées en raison de troubles mentaux au regard du respect des libertés individuelles et de la dignité des personnes. Aux termes de l’article L1111-7, alinéa 4 du Code de la Santé publique qui fonde le droit d’accès aux informations médicales, à « titre exceptionnel, la consultation des informations recueillies, dans le cadre d’une hospitalisation sur demande d’un tiers ou d’une hospitalisation d’office, peut être subordonnée à la présence d’un médecin désigné par le demandeur en cas de risques d’une gravité particulière. En cas de refus du demandeur, la commission départementale des soins psychiatriques est saisie. Son avis s’impose au détenteur des informations comme au demandeur. »

Les personnes hospitalisées en raison de troubles mentaux peuvent saisir la commission départementale des hospitalisations psychiatriques (CDPH). Cette commission existe dans chaque département. Elle est chargée d'examiner la situation des personnes hospitalisées en raison de troubles mentaux au regard du respect de leurs libertés individuelles et de leur dignité.

En principe, c'est à l'hôpital de saisir cette commission dès qu'il y a un désaccord sur la possibilité, pour un patient hospitalisé sans son consentement, de consulter son dossier médical.

Le patient a le droit de saisir la commission face à un refus de communication de son dossier. Le professionnel ou l’établissement de santé doit faire parvenir à la commission, sous pli confidentiel, les informations nécessaires relatives à la santé du demandeur et les éléments qui le conduisent à demander la présence d’un médecin.

L’avis de la commission est délivré dans un délai de deux mois à compter de la demande.

La procédure en référé devant le juge administratif (référé conservatoire) 

En cas d’urgence, et même sans décision préalable de l’administration, le juge des référés du tribunal administratif peut prononcer toute mesure utile pour la délivrance de documents détenus par un établissement public de santé ou du secteur médicosocial ou un établissement privé exerçant des missions de service public.

La demande peut être déposée directement au tribunal ou par courrier en recommandé avec accusé réception, avec la mention « référé ». Elle doit contenir un résumé des faits et justifier de l’urgence. L’assistance d’un avocat n’est pas nécessaire.

Une audience est fixée par le magistrat dans les plus brefs délais afin de mettre en œuvre la procédure contradictoire et d’entendre les arguments de chaque partie. Le jugement intervient ensuite dans un délai de 15 jours, en général ; il peut faire l’objet d’un recours devant le Conseil d’État dans les 15 jours suivant sa notification.

La juridiction de proximité avec injonction de faire

Au sein du tribunal d’instance, le juge de proximité du lieu du cabinet médical ou de l’établissement de santé privé est compétent pour tous les litiges portant sur une obligation dont la valeur est inférieure ou égale à 4.000 €.

Cette procédure est gratuite et ne nécessite pas l’assistance d’un avocat.

Il est donc envisageable de saisir cette juridiction d’une requête datée, signée et adressée au greffe et mentionnant l’identité du demandeur, les coordonnées de la personne physique ou morale détenant l’information médicale concernée, l’objet de la demande, la nature de l’obligation ainsi que son fondement juridique (ici l’article L1111-7 du Code de la Santé publique ou L1110-4 pour une demande de l’ayant droit d’une personne décédée) et éventuellement les dommages et intérêts réclamés en cas d’inexécution de l’obligation.

Le demandeur doit joindre à sa requête tous les documents justificatifs nécessaires. La demande doit nécessairement être complète sous peine de nullité. Si le juge considère la demande comme justifiée, il rend alors une ordonnance d’injonction de faire qu’il adresse aux deux parties et qui précise la date et les délais d’exécution de l’obligation ainsi que la date de l’audience en cas de non-respect de l’ordonnance.

La décision du juge n’est pas susceptible de recours. Si le professionnel ou l’établissement de santé délivre l’information médicale dans les délais impartis, le demandeur doit alors en informer le greffe de la juridiction.

A défaut, l’audience se tiendra à la date fixée par l’ordonnance d’injonction de faire.

Pour télécharger le formulaire de saisine du juge de proximité en injonction de faire :

www.vos-droits.justice.gouv.fr/art_pix/form12288v01.pdf

Saisine de l'ordre des médecins

Le recours contre un praticien libéral peut se faire auprès de l'ordre des médecins ou du tribunal.

Une procédure particulière est prévue pour les dossiers informatisés.

Les ordres professionnels, tels que le conseil départemental de l'ordre des médecins peuvent intervenir auprès des praticiens lorsque ces derniers refusent la communication des informations.

Rappelons les articles du code de déontologie médicale :

Article 45 (article R.4127-45 du code de la santé publique)

Indépendamment du dossier de suivi médical prévu par la loi, le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques.

Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin.

Tout médecin doit, à la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins qui participent à sa prise en charge ou à ceux qu'il entend consulter, les informations et documents utiles à la continuité des soins. Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant.

Article 46 (article R.4127-46 du code de la santé publique)

Lorsque la loi prévoit qu'un patient peut avoir accès à son dossier par l'intermédiaire d'un médecin, celui-ci doit remplir cette mission d'intermédiaire en tenant compte des seuls intérêts du patient et se récuser si les siens sont en jeu.

Commentaires de l’ordre national :

Le dossier médical mentionné correspond au dossier professionnel ou fiche d’observation.

Le droit du patient à l'information qui le concerne est un principe fondamental qui s'inscrit dans la relation privilégiée établie entre le médecin et son patient. Le secret médical n'est pas opposable au patient. C'est ainsi, par exemple, qu'il faut informer le patient des examens et traitements qui lui sont proposés (article 35) pour obtenir son consentement libre et éclairé et qu'il faut lui fournir les attestations et certificats qui lui sont nécessaires (article 50).

La loi du 4 mars 2002 a ouvert au patient un droit d’accès direct aux informations de santé le concernant, sans devoir faire nécessairement appel à l’intermédiaire d’un médecin. Toutefois, le patient peut choisir d’exercer son droit d’accès par l’intermédiaire d’un médecin et il peut être contraint de le faire lorsque les informations ont trait à une admission en soins psychiatriques, à la demande d’un tiers ou sur décision du représentant de l’Etat et que leur communication directe présenterait des risques d’une gravité particulière.

Cet accès indirect constitue un compromis qui tient compte à la fois du droit à l'information et de la prudence avec laquelle les informations de caractère médical doivent être présentées au patient  ou s’agissant d’un mineur aux titulaires de l’autorité parentale.

Le médecin désigné par le patient se trouve alors dans les conditions fixées par le présent article.

L'information peut être d'ailleurs délicate et engager la responsabilité du praticien qui devra faire preuve de tact et de discernement (cf article 35).

Les informations obtenues auprès de tiers ne participant pas à la prise en charge thérapeutique ne doivent en aucun cas être communiquées au patient ou à ses ayants droit, pas plus que les informations concernant de tels tiers. Elles devraient, dans tous les cas, être occultées par le médecin détenteur du dossier.

Rappelons enfin qu'investi de la confiance du patient le médecin ne peut utiliser l'accès au dossier médical que dans l'intérêt du patient. Son utilisation au profit du médecin ou d'un de ses commettants serait un détournement de la loi .

L'article 46 impose au médecin désigné comme intermédiaire de se récuser s’il existe un conflit d’intérêts. Tel est bien le cas d'un médecin qui agit à la demande et pour le compte d'une compagnie d'assurances. Le médecin pourrait faire l'objet de sanctions disciplinaires s'il ne se récusait pas.

Saisine du tribunal

Il est possible de saisir le juge des référés civils au tribunal de grande instance du lieu de résidence du cabinet du praticien.

Saisine de la Cnil

A défaut de réponse de la part d'un professionnel de santé exerçant en libéral, il est possible de saisir la commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) qui interviendra auprès de lui.